Положение o рассмотрении внутренних сообщений
Целью данного положения является: – создать комплексную процедуру раскрытия информации о фактах несоответствий и защиты информаторов, – защитить информаторов, -защитить Организацию путем раннего обнаружения и исправления сообщений о фактах несоответствия.
Положение: – позволяет открыто сообщать о нарушениях, – обеспечивает справедливую, объективную и своевременную проверку сообщений, – обеспечивает защиту заявителей и тех, кто с ними связан.
§ 1
Глоссарий терминов
1. нарушение – действие или бездействие, противоречащее закону, принятым в организации стандартам поведения и внутренним правилам, направленное на обход закона или принятых стандартов поведения и внутренних правил, действующих в организации;
2. информация о нарушении – информация, включая обоснованные подозрения, относительно фактического или потенциального нарушения, которое произошло или может произойти в Организации, в которой информатор работает, работал, участвовал в трудоустройстве или других преддоговорных переговорах, или о котором информатор находится или находился в контакте в контексте, связанном с работой, или относительно попытки скрыть такое нарушение;
3. информатор – лицо, работающее в одной из компаний Концерна Contrain Group, которое сообщает информацию о нарушениях, полученных в контексте, связанном с работой;
4. сообщение – передача информации о нарушении в Организацию;
5. контекст, связанный с работой – совокупность обстоятельств, относящихся к трудовым отношениям или иным правовым отношениям, лежащим в основе предоставления работы, в рамках которых была получена информация о нарушениях;
6. лицо, оказывающее содействие в подаче сообщения – физическое лицо, которое оказывает помощь информатору в подаче сообщения в контексте, связанном с работой, и чья помощь не должна раскрываться;
7. лицо, затронутое сообщением – физическое или юридическое лицо, которое указано в соглашении как лицо, совершившее нарушение или связанное с нарушением;
8. лицо, связанное с информатором – лицо, которое может подвергнуться преследованию, включая коллегу по работе или члена семьи информатора;
9. Организация – Корпорация Contrain Group, в состав которой входят компании: Contrain Group sp. z o. o, Contrain sp. z o. o., Contrain Poland sp. z o.o., Contrain Global sp. z o.o.
10. ответное действие – прямое или косвенное действие или бездействие в контексте, связанном с работой, которое вызвано сообщением, связанным с доносительством, целью или следствием которого является ухудшение положения лица, сделавшего сообщение, лица, помогающего сделать сообщение, лица, связанного с информатором, что может нанести неоправданный ущерб информатору, включая неоправданное возбуждение дела против заявителя;
11. последующие действия – действия, предпринимаемые Организацией для оценки достоверности информации, содержащейся в сообщении, и, при необходимости, для устранения нарушения, о котором было сообщено, в том числе посредством таких действий, как внутреннее расследование, судебное преследование, действия по возврату средств или закрытие процедуры получения и рассмотрения сообщений;
§ 2
Предметом сообщения могут быть, в частности:
1. нарушения прав человека, создающие или могущие создать угрозу жизни, здоровью или личной свободе;
2. нарушения, касающиеся защиты частной жизни, безопасности персональных данных, информационных и коммуникационных сетей и систем;
3. нарушения трудовых прав, включая притеснения и дискриминацию, а также любые формы злоупотребления зависимыми отношениями в сфере занятости или трудовых отношений;
4. нарушения, связанные с этическими нормами и внутренними правилами, принятыми в организации, включая, в частности, те, которые основаны на визии и миссии Концерна Contrain Group,
5. нарушения, представляющие или могущие представлять угрозу общественной безопасности или окружающей среде;
6. нарушения, касающиеся транспортной безопасности, безопасности и соответствия продукции, безопасности пищевых продуктов и кормов, здоровья и благополучия животных,
7. нарушения, связанные с правами потребителей,
8. нарушения, связанные с радиологической защитой и ядерной безопасностью,
9. действия коррупционного характера, включая активное или пассивное взяточничество, мошенничество, подлог, вымогательство или использование ложных заявлений и т. д,
10. нарушения публично-правовых обязательств, включая налоговые обязательства;
11. нарушения, направленные на снижение или лишение защиты внутреннего рынка Европейского Союза, включая конкуренцию и правила государственной помощи, корпоративное налогообложение и финансовые интересы Европейского Союза;
12. деятельность, направленная на сокрытие любого из нарушений, перечисленных в п. 1-11.
§ 3
1. Ответственность за обеспечение выполнения процедуры, включая предоставление ресурсов, необходимых для выполнения задач, вытекающих из данной процедуры несет компания Contrain Group Sp. z. o.o. с местоположением в Лодзи.
2. Ответственность за выполнение задач, вытекающих из процедуры несет Правление компании Contrain Group Sp., активно участвуя в реализации данной процедуры, в частности путем:
a. личного участия в разработке системы предотвращения нарушений;
b. продвижения организационной культуры, основанной на противодействии всем нарушениям,
c. предоставления финансовых, организационных и человеческих ресурсов для развития системы предотвращения сообщений о нарушениях,
d. назначение Комиссии по противодействию нарушениям и распределение компетенций между сотрудниками Организации таким образом, чтобы обеспечить эффективность системы противодействия нарушениям;
e. контроль за соблюдением подчиненными сотрудниками установленных правил поведения,
f. продвижения организационной культуры, основанной на противодействии всем нарушениям,
g. информирование компетентных органов о нарушениях.
§ 4
1. Комиссия по противодействию нарушениям избирается Правлением в количестве от 3 до 5 человек.
2. Любое из выбранных лиц может быть исключено из состава Комиссии без объяснения причин, в частности, если есть обоснованные опасения относительно их беспристрастности;
3. Комиссия по противодействию нарушениям создается для постоянной работы с процедурой информирования о нарушениях и выполняет задачи по обеспечению бесперебойного функционирования системы информирования о нарушениях, в частности, путем:
a. получения сообщений/сигналов;
b. ведения реестра сообщений/сигналов;
c. принятия последующих мер, включая проверку сообщений/сигналов и дальнейшее общение с лицом, подавшим сообщение, в том числе запрос дополнительной информации и предоставление обратной связи, а также создание групп для всестороннего расследования дела;
d. выполнение обязанности по предоставлению информации лицу, подавшему сообщение, в частности, предоставление ответа;
e. обеспечение конфиденциальности лица, подавшего сообщение;
f. обеспечение беспристрастности при проведении расследований,
g. проведение информационных кампаний среди сотрудников Организации, направленных на закрепление позитивного восприятия процедуры сообщений/сигналов,
4. Правление непосредственно контролирует назначенную Комиссию по противодействию нарушениям и, в частности:
a. выдает и отзывает письменные разрешения членам Комиссии по противодействию нарушениям;
b. обязывает членов Комиссии по противодействию нарушениям соблюдать конфиденциальность всей информации, полученной в связи с выполнением ими своих задач в комиссии;
c. контролирует соблюдение назначенной Комиссией по противодействию нарушениям правил поведения;
d. выясняет обстоятельства событий, описанных в сообщении/сигнале.
5. Состав Комиссии по противодействию нарушениям является публичным и обнародуется в соответствии с правилами, принятыми Организацией.
6. Любое изменение в составе Комиссии должно быть незамедлительно доведено до сведения сотрудников в соответствии с правилами, принятыми в организации.
§ 5
Сотрудники Организации обязаны:
1. соблюдать этические ценности и правовые нормы при выполнении возложенных на них задач;
2. проводить анализ рисков и информировать своего непосредственного руководителя о потенциальных рисках при выполнении заданий; и
3. сообщать о любых замеченных нарушениях;
4. предоставлять информацию, необходимую для выяснения обстоятельств нарушений,
5. в своих внутренних контактах и в контактах с внешними клиентами демонстрировать отношение, благоприятное для предотвращения любых нарушений.
§ 6
1. Сообщения должны поступать через специальный канал конфиденциальной информации, действующий в организации, с использованием платформы sygnanet.pl/contrain.
2. Рассматриваться будут только неанонимные сообщения, т.е. не содержащие персональных данных информатора;
3. Сообщение может быть:
a. прозрачным, когда лицо, подающее сообщение, соглашается раскрыть свою личность тем, кто участвует в расследовании сообщения;
b. конфиденциальным, когда лицо, подающее сообщение, не соглашается на раскрытие своих данных, и эти данные подлежат сохранению в тайне.
§ 7
1. Сообщение должно включать, в частности:
a. данные информатора, т.е. имя, фамилия, должность, место работы;
b. данные лиц, совершивших нарушение, т. е. имя, фамилия, должность, место работы;
c. описание нарушений и даты их совершения;
d. приложение документальных доказательств, включая, но не ограничиваясь, документами, служебными записками, сканами, сообщениями,
e. приведение свидетельских показаний и списка свидетелей.
2. Сообщения регистрируются в специальных журналах по компаниям, входящим в корпорацию Contrain Group.
3. В течение 7 дней после получения сообщения Комиссия по противодействию нарушениям отправляет подтверждение сообщения, за исключением если лицо, сделавшее сообщение, не указало контактный адрес, по которому должно быть направлено подтверждение.
4. Комиссия по противодействию нарушениям проверяет сообщение и затем принимает решение о дальнейших действиях.
5. Последующие действия осуществляются без излишних промедлений.
6. Обратная связь предоставляется лицу, направившему сообщение, в течение максимум 3 месяцев с момента подтверждения внутреннего сообщения или, если подтверждение не было предоставлено, в течение 3 месяцев по истечении 7 дней с даты внутреннего сообщения.
§ 8
1. К представленным материалам следует относиться с должной серьезностью и осторожностью, соблюдая конфиденциальность, а при их рассмотрении должен применяться принцип беспристрастности и объективности.
2. При рассмотрении сообщений все участники расследования должны проявлять должную осмотрительность, чтобы не принимать решений на основе ошибочных и необоснованных обвинений, не подтвержденных собранными фактами и доказательствами, и уважать достоинство и репутацию сотрудников и заинтересованных лиц.
§ 9
В результате последующих действий сообщение может быть признано:
1. Обоснованным, в этом случае принимаются меры по исправлению ситуации или уведомляются правоохранительные органы.
2. Необоснованным (неподтвержденным), в этом случае сообщение отклоняется.
§ 10
1. Защита распространяется на лиц, подавших сообщение, лиц, оказавших содействие в подаче сообщения, и лиц, связанных с информатором, если они действовали добросовестно, т.е. на основании обоснованного подозрения, основанного на имеющейся информации, которая делает объективно правдоподобным сообщение о нарушениях.
2. Лица, указанные в п. 1, защищены только в пределах сделанных сообщений.
§ 11
1. Работодатель защищает лицо, сделавшее сообщение, лицо, помогающее подать сообщение, и лицо, связанное с ним, от возможной мести, а также от притеснения, дискриминации и других форм исключения или преследования со стороны других работников.
2. При обеспечении защиты, упомянутой в п. 1, работодатель, в частности, принимает меры для обеспечения соблюдения принципа конфиденциальности и анонимности данных, защиты личности на всех этапах расследования и после его завершения.
3. Он должен наказать в соответствии с Положением о работе сотрудников, которые, как было доказано, предприняли какие-либо репрессивные или ответные действия в отношении лица, подавшего заявление, и лица, оказавшего содействие в подаче сообщения.
4. Поручает руководителю подразделения осуществлять постоянный мониторинг кадровой ситуации информатора и его помощника (как минимум в течение всего периода расследования и после его завершения).
5. Мониторинг включает в себя анализ правомерности любых просьб руководителя информатора и его помощника об изменении их юридического и фактического положения в рамках трудовых отношений (например, расторжение трудового договора, изменение сферы деятельности, перевод в другое структурное подразделение/на другую должность, понижение в должности, понижение оклада, повышение квалификации, дополнительные вознаграждения работникам – надбавки, премии, бонусы, изменение условий труда – оплаты, занятости, рабочего времени, предоставление работнику отпуска/обучения/неоплачиваемого отпуска и т. д.).
6. В случае выявления или подозрения на совершение действий, направленных на ухудшение правового или фактического положения лица, подающего сообщение, и лица, оказывающего содействие в подаче сообщения, ответственный за подразделение обязан сообщить об этом лицу, отвечающему за деятельность в сфере трудового права в Организации от имени работодателя, для прекращения таких действий.
7. Действия, указанные в п. 2, включают, в частности:
a. ограничение доступа к информации только для уполномоченных лиц в рамках расследования и процесса обеспечения защиты лица, подавшего сообщение, и лица, оказывающего содействие в подаче сообщения.
b. принятие от лиц, имеющих право на доступ к информации, письменных заявлений об обязательстве сохранять конфиденциальность информации, полученной в ходе расследования или процесса обеспечения безопасности лица, подавшего сообщение, и лица, помогающего подать сообщение,
c. наказание лиц, уличенных в несоблюдении вышеупомянутого обязательства, в соответствии с Положением о работе.
§ 12
Лицо, подающее сообщение, всегда должно быть проинформировано об обстоятельствах, при которых раскрытие его личности становится необходимым, например, в случае уголовного процесса.
§ 13
1. В любом случае сообщение может быть направлено уполномоченному по гражданским правам или в государственный орган, а также, при необходимости, в учреждения, органы или агентства Европейского союза.
2. Уведомление органов, указанных в п. 1, без прохождения процедуры внутреннего сообщения не лишает информатора защиты, предоставляемой законом и настоящим Положением, и может быть сделано без предварительного внутреннего сообщения.
3. Внешнее сообщение должно быть подано в соответствии с правилами и процедурами, установленными вышеупомянутыми органами и инстанциями.
§14
Положения данной процедуры должны пересматриваться не реже одного раза в три года.
§ 15
1. Персональные данные, обрабатываемые в связи с настоящим положением, поступают непосредственно от субъекта данных или предоставляются информаторами.
2. Совместными контролерами персональных данных являются компании Концерна Contrain Group, в которых обрабатывается сообщение. Ниже приведен список компаний, входящих в Концерн:
a) Contrain Sp. z o.o. с местонахождением по адресу Лодзь, ул. 3-го Мая 14a,
b) Contrain Poland Sp. z o.o. с местонахождением по адресу Лодзь, ул. 3-го Мая 14a,
c) Contrain Group Sp. z o.o. с местонахождением по адресу Лодзь, ул. 3-го Мая 14a,
d) Contrain Global Sp. z o.o. с местонахождением по адресу Лодзь, ул. 3-го Мая 14a,
Вы можете связаться с нами по почтовому адресу компании Contrain Group sp. z o.o.: ul. 3 Maja 14a, 93-408 Łódź.
3. Совместные контролеры назначили Инспектора по защите данных, с которым можно связаться по адресу: iod@contrain.pl
4. Персональные данные будут обрабатываться
· на основании стат. 6 п.1 бук.f ОРЗД, т.е. законных интересов совместных контролеров, для:
a) анализа полученных сообщений,
b) ведения учета нарушений,
c) архивирования Сообщений в доказательных целях для обеспечения сохранности информации в случае юридической необходимости подтверждения фактов,
d) составление отчетов, обобщающих проведенные мероприятия,
· в связи с выполнением Контролером своих обязательств по закону.
5. Совместные контролеры будут обрабатывать персональные данные в течение периода, необходимого для регистрации и обработки Сообщения, а затем будут хранить их в течение 3 лет после окончания календарного года, в котором были завершены последующие действия, или после завершения расследования, инициированного этими действиями.
6. Данные могут быть раскрыты в той мере, в какой это необходимо для выполнения целей обработки, следующим получателям: Компаниям концерна Contrain Group в той мере, в какой это касается их деятельности, организациям, предоставляющие ИТ-услуги Контролерам, осуществляющим бизнес-процессы, контролирующим государственным органам, учреждениям или третьим лицам, имеющим право запрашивать доступ к получению персональных данных в соответствии с законодательством.
7. Вы имеете следующие права:
– доступ к вашим персональным данным,
– исправление ваших данных,
– право на ограничение обработки в соответствии со статьей 18 ОРЗД,
– право на удаление в соответствии со статьей 17 ОРЗД,
– право на отзыв данного вами согласия, которое может быть реализовано в любое время с условием, что обработка, осуществленная до отзыва вашего согласия, будет полностью законной.
8. Предоставление персональных данных является добровольным. Отказ от предоставления персональных данных не повлечет за собой никаких последствий для вас.
9. Вы имеете право подать жалобу в Управление по защите персональных данных, которое осуществляет контроль за законностью и правильностью обработки ваших персональных данных.
10. Ваши данные не будут передаваться в страны за пределами ЕС или международным организациям.
11. В отношении ваших персональных данных не будут приниматься автоматизированные решения (решения без участия человека), а также не будет применяться профилирование.
§ 16
В вопросах, не предусмотренных настоящим регламентом, применяются соответствующие положения Директивы Европейского парламента и Совета (ЕС) о защите информаторов, Трудового кодекса, Уголовно-процессуального кодекса и Уголовного кодекса.
Правила процедуры вступают в силу через 7 дней с даты публикации
